Achter de schermen van de adminstratie van Snap Fitness

Aan het woord Marga, specialist ledenadministratie bij Snap Fitness

Kun je jezelf voorstellen en vertellen wat je doet?

Marga: Op het hoofdkantoor ben ik verantwoordelijk voor de ledenadministratie voor de gehele organisatie. Vooral bij beginnende clubs help ik met de opstart, het controleren van abonnementen, en het toezicht houden achter de schermen. Voor zes clubs ben ik ook verantwoordelijk voor de debiteurenadministratie. Zij huren mij in om alles rondom debiteuren te regelen, zoals brieven en mails.

Hoe verzorg je de ledenadministratie en wat komt daarbij kijken?

Marga: Op het hoofdkantoor help ik allereerst mee bij opstartende clubs. Ik train het team medewerkers zodat ze de procedures en softwaresystemen goed onder de knie hebben. Bij recent geopende clubs heb ik geholpen met de online inschrijvingen, eerste incasso’s en verwerking van inschrijfformulieren. Daarnaast kijk ik achter de schermen mee met betalingen en abonnementen.

Welke ondersteuning kunnen franchisenemers van jou verwachten?

Marga: In het begin geef ik opleidingen, zoals receptietrainingen en ledenadministratie. Ik leg uit hoe het inschrijven werkt, hoe de formulieren ingevuld moeten worden, en hoe ze met het administratiesysteem om moeten gaan. Daarnaast help ik met vragen en advies, vooral bij opstartende clubs. Als een club eenmaal draait, kunnen ze nog steeds bij mij terecht voor vragen of problemen.

Neem je ook de opleiding van nieuw aangenomen werknemers uit handen?

Marga: Uiteindelijk is de eigenaar of clubmanager verantwoordelijk voor het team medewerkers. Ieder kwartaal verzorg ik een opleiding voor nieuwe medewerkers van verschillende clubs. Voor ervaren managers die hun medewerkers zelf kunnen opleiden, is dat niet nodig.

Wat neem je uit handen voor de franchisenemer?

Marga: De ledenadministratie vormt de ruggengraat van de club. Met onze ervaring ondersteunen wij de franchisenemer constant. We kunnen veel tips geven en helpen met alle details. Het is een rollercoaster om een club te openen en te runnen, dus alles wat wij kunnen doen om het makkelijker te maken, doen we.

Wat vind je het leukste aan je werk?

Marga: De veelzijdigheid met de combinatie van werken op de club en op kantoor. Nu heb ik het beste van beide werelden. Het kantoorwerk is veelzijdig, elke dag is anders en je ziet het resultaat van je werk. Bijvoorbeeld, als ik veel debiteurenbrieven stuur en de volgende dag zie ik betalingen binnenkomen, dan geeft dat voldoening.

Ben je ook aanspreekpunt voor de leden?

Marga: Nee, alleen op de club in Breda. Als er dingen zijn die niet goed gaan, kunnen de eigenaren of clubmanagers bij mij terecht voor advies. De franchisenemer is eindverantwoordelijk voor zijn club en kent de leden ook veel beter.